Afdelingssecretaresse/ Projectondersteuner in Capelle a/d IJssel

Functieomschrijving

Samenwerken in een gepassioneerd en divers team dat bijdraagt aan maatschappelijk relevante projecten. Dat is waar jij als afdelingssecretaresse en projectondersteuner blij van wordt. Met je zelfstandige en mensgerichte instelling en je talent voor organiseren, ben jij van onschatbare waarde in ons team.

Wat je doet als Afdelingssecretaresse/ Projectondersteuner

Als afdelingssecretaresse ben je een onmisbare schakel binnen ons team en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt onze adviseurs en teamleiders op een proactieve wijze met de uitvoering van secretariële en administratieve taken. Zo zorg jij ervoor dat zij zich nooit zorgen hoeven te maken over of iets geregeld is. Zeker niet als het gaat om:

• Teamondersteuning, je biedt ondersteuning bij vragen van onze collega’s; bijvoorbeeld teambijeenkomsten helpen organiseren en het aanvragen van ondersteunende softwareapplicaties. Ook neem je de werkzaamheden van andere secretaresses/projectondersteuners tijdens vakanties/afwezigheid waar. Je maakt deel uit van het Strong Support team.
• Managementondersteuning, uitvoeren van specifieke taken/vragen van onze teamleiders om hen te ontlasten en te zorgen voor de juiste afhandeling. Bijvoorbeeld ondersteuning bij HR-taken, recruitment en commerciële ondersteuning.
• Communicatie & agendabeheer, het persoonlijk ondersteunen van teamleiders met beheer van agenda’s en e-mail.
• Informatiemanagement en rapporteren, het verzenden en archiveren van externe en interne correspondentie en projectdocumenten; je filtert en prioriteert daarbij proactief actiepunten. Daarnaast zorg je er voor dat alle informatie tijdig gedeeld wordt binnen de adviesgroep en daarbuiten.
• Bijeenkomsten en sociale interactie, organiseren van bijeenkomsten (bijvoorbeeld workshops, evenementen, conferenties, kennisgroepoverleggen en digitale sessies) van een team of manager en coördineren van de faciliteiten, logistiek en agenda. Daarnaast vang je nieuwe collega’s op.
• Kwaliteitsborging, je levert een resultaatgerichte en professionele bijdrage aan het opleveren van (project)documenten en het doen van controles op grammatica/volledigheid/autorisatie.
• Commerciële impact en sales, je hebt gevoel voor onze commerciële setting en kunt daaraan bijdragen door bijvoorbeeld het aantrekkelijk opmaken van teksten en je bent actief in het registreren, opvolgen en afhandelen van leads in CRM - Microsoft Dynamics.

Functie eisen

Met jouw mensgerichte instelling en een stevige dosis sociale vaardigheden maak je snel connecties en zoek je gemakkelijk contact met collega’s zowel binnen als buiten je eigen afdeling. Ook netwerken gaat je daardoor goed af. Als een echte aanpakker denk je in oplossingen en niet in problemen. Op onze drukke werkvloer weet je uitdagingen goed te identificeren, ga je deze niet uit de weg en verzamel je de nodige informatie om tot gedragen oplossingen te komen. Daarnaast:

• Heb een secretariële/ administratieve opleiding op mbo+/ hbo-niveau.
• Ben je bij voorkeur 32 uur per week beschikbaar. Gedurende vakanties neem je ook werkzaamheden van andere secretaresses over. Er is een mogelijkheid om in de toekomst de werkuren per week uit te bereiden.
• Beschik je over technische vaardigheden om jezelf staande te houden binnen de huidige maatgevende software en ondersteunende programma’s zoals Excel, Word, CRM, PowerPoint, Microsoft Teams etc.
• Heb je oog voor detail, ben je nauwkeurig en lever je graag de juiste kwaliteit.
• Ben je communicatief sterk en toegankelijk en je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en kennis van de Engelse taal.
• Ben je bereid om af en toe andere kantoren te bezoeken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarsalaris met uitzicht op vast dienstverband
• Een goede werksfeer, waarbinnen collegialiteit en de ontwikkeling van medewerkers en organisatie de belangrijkste factoren zijn.
• Beoordeling en beloning op basis van persoonlijke competenties
• Ruime opleidingsmogelijkheden
• Een uitstekend pakket flexibele arbeidsvoorwaarde

Info over het bedrijf

Royal HaskoningDHV maakt sinds 1881 een verschil in het leven van mensen. Als onafhankelijk internationaal consultancybureau op het gebied van engineering en projectmanagement werken we samen met klanten aan het succesvol leveren van projecten die bijdragen aan het verbeteren van de leefomstandigheden in de hele wereld. Onze meer dan 6.000 collega's, die samen werken aan projecten in meer dan 150 landen, zetten zich in voor onze belofte om samen de samenleving te verbeteren. We combineren wereldwijde expertise met lokale kennis om een multidisciplinair aanbod van adviesdiensten voor de hele leefomgeving te bieden.

We zoeken momenteel een afdelingssecretaresse/ projectondersteuner voor twee van onze afdelingen binnen de regio Zuidwest Nederland, namelijk voor de afdeling Infrastructuur en voor de afdeling Regionale Ontwikkeling en Infrastructuur. Beide afdelingen tellen zo’n 90 collega’s, bestaande uit adviseurs, projectmanagers, engineers en consultants die werken vanuit onze kantoren in Goes en Rotterdam. De afdeling Infrastructuur houdt zich voornamelijk bezig met de verbetering en instandhouding van infrastructuur zoals (vaar- en spoor-) wegen, bruggen, geluidsschermen, tunnels, stations, vliegvelden, dijken, havens en sluizen en andere infrastructuur. Dit doen ze voor klanten aan de publieke en private zijde, in zowel binnen- als buitenland. Onze afdeling Regionale Ontwikkeling & Infrastructuur houdt zich daarentegen bezig met ingenieursdiensten op het gebied van regionale gebiedsontwikkelingen en infrastructuur in de regio Zuidwest Nederland.

Ons kantoor in Rotterdam wordt jouw standplaats. Op ons kantoor in Rotterdam werken 600 collega’s van verschillende afdelingen. We werken veel samen met elkaar binnen dit kantoor en met collega’s van andere locaties. Begin 2024 verhuist ons kantoor naar Delft.

En binnen welke van deze twee afdelingen je aan de slag gaat? Dat bepalen we in overleg met jou.