Terug naar overzicht
Administratief medewerker documentatie
Solliciteer nu
Terug naar overzicht

Administratief medewerker documentatie

  • Meppel
  • Aannemers
  • MBO

Heb je vragen?

Heb je een vraag over deze vacature of wil je aanvullende informatie? E-mail Silvester Grouw. Referentienummer V-029977

WhatsApp met adviseur Solliciteer nu

Je hebt nog 17 dagen om te solliciteren

Functieomschrijving

Op zoek naar een baan als Administratief Medewerker documentatie waarbij je het aanspreekpunt bent voor projectleiders, managers en opdrachtgevers? Dan is deze baan voor jou!

Binnen de functie ben je de steunpilaar voor het hele projectteam. Je coördineert de totstandkoming van documenten en bent verantwoordelijk voor de documentadministratie. Ook onderhoudt je contacten met de klant en ben je bezig met diverse vraagstukken vanuit je collega’s. Daarnaast stel je voortgangsrapportages op en monitor je uitgaande documenten. Door het bieden van brede en goede ondersteuning signaleer je knelpunten en bottlenecks en ga je samen met de projectleider en/of managers op zoek naar een passende oplossing. Omdat je ook naar de (landelijke) projecten toegaat, kan het voorkomen dat je elders overnacht. Concreet hou jij je bezig met de volgende werkzaamheden:

  • Beheren van agenda en de e-mails van de centrale projecten (Outlook)
  • Vergaderingen en andere bijeenkomsten plannen en organiseren
  • Verslagen/notulen, actielijsten en rapportages uitwerken van zowel interne als externe besprekingen in Relatics. Dit kan in Breda zijn, maar ook op locatie bij de klant of on site. (bijv. intern: Projectteamoverleg (PTO), Kernteamoverleg (KO) Extern: Voortgangsoverleg (VGO))
  • Het documentenbeheer digitaal up to date houden m.b.v. documentmanagementsysteem Office 365 Sharepoint waarin je:
    • De documentenstroom monitort en bijhorende metadata registreert voor projecten
    • Bestanden met opdrachtgever uitwisselt, door deze te plaatsen in het systeem Meridian van de opdrachtgever
    • Zorgdraagt voor een juiste opslaglocatie van bestanden en najagen van documenten die tot stand moeten komen
    • Documenten controleert op formele zaken zoals compleetheid, opmaak en correct vrijgave
    • De documentenplanning, die onderdeel uitmaakt van documentensysteem, up tot date houdt
    • Ervoor zorgdraagt dat de juiste documentstandaarden in het projectteam worden gebruikt bijv. de juiste voorbladen voor werkplannen, voortgangsrapportages, enzovoort (Templates)
    • Ondersteuning biedt aan de projectmanager en projectteam door knelpunten te signaleren en opzoek te gaan naar een passende oplossing
    • Regelen van events en presentjes
    • Verbeteringen signaleren en bespreekbaar maken binnen het team van proces- en kwaliteitsmanagement waar je mede onderdeel van uitmaakt

Functie eisen

Als Administratief Medewerker Documentatie beschik je over de volgende karakteristieke eigenschappen/competenties: klantgerichtheid/klantvriendelijkheid (intern/extern), verbindend, brede vorm van ondersteuning, zelfstandig, nauwkeurig, inleveringsvermogen, ondernemend, assertiviteit, betrouwbaar, communicatief vaardig, daadkrachtig, flexibiliteit. Verder beschik je over:

  • Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau en 3 jaar ervaring in een soortgelijke ondersteunende rol
  • Kennis van MS-office 365 is verreist
  • Pre is ervaring met de systemen Relatics en Meridian
  • In bezit van rijbewijs B
  • Ben je bij voorkeur wonend in de driehoek Assen, Zwolle, Heerenveen

Arbeidsvoorwaarden

Naast een gedegen salaris op basis van je relevante kennis en werkervaring heb je bij deze werkgever een recht op secundaire arbeidsvoorwaarden conform de cao van onze opdrachtgever. Continu Professionals begeleid je voor, tijdens en na de gesprekken richting je nieuwe baan. Wij weten alles over deze vacature en het bedrijf. Wij zorgen ervoor dat je goed voorbereid de sollicitatieprocedure in gaat. Welke vragen zijn handig om te stellen? Welke vragen kan ik zelf verwachten? Wij weten het allemaal en helpen je om alles uit het gesprek te halen.

  • Een salaris tussen de € 2200,- tot €. 2900,- bruto per maand, afhankelijk van opleiding en ervaring
  • Reisuren vergoeding
  • 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband
  • Kansen voor verdere ontwikkeling en opleiding

Info over het bedrijf

Bij deze opdrachtgever ligt de focus vooral op elektrotechniek en energie dat binnen een dynamisch werkveld voortdurend aan het ontwikkelen is. Door altijd mee te ontwikkelen met de laatste technologische innovaties kunnen ze een afgewogen dienstenpakket aan hun klanten aanbieden.

Er heerst een informele sfeer en het management is toegankelijk voor jouw vragen en opmerkingen. Je komt te werken in een hecht team met ieder zijn talent, professioneel met korte communicatielijnen. Regelmatig kom je bij elkaar om kennis te delen en je wordt jaarlijks uitgenodigd voor de BBQ, de Roadshow, borrels en het Sinterklaasfeest (zodra dit weer kan).

Sollicitatieprocedure per stap

Jouw vacature

De vacature staat online! Klik op de sollicitatie knop om je sollicitatie te voltooien.

Vacature

De vacature is gesloten. Nu gaan wij je sollicitatie zorgvuldig bekijken. Als we enthousiast zijn geworden, nodigen we je uit voor een intakegesprek.

Intake gesprek

Als jouw profiel voldoende aansluit bij de vacature, nodigen we je uit voor een gesprek bij ons op kantoor. We bespreken dan samen jouw ambitie en de mogelijkheden bij de desbetreffende werkgever.

Gesprek bij werkgever

Het is nu tijd om jezelf te presenteren bij de potentiele opdrachtgever. Uiteraard helpen wij je om dit gesprek goed voor te bereiden.

Voorstel

Zijn zowel jij als de werkgever enthousiast? Dan gaan wij aan de slag met een passend voorstel. Ook bespreken we salaris en arbeidsvoorwaarden.

Een nieuwe baan!

Gefeliciteerd! Je bent aangenomen en zal op korte termijn starten met je nieuwe baan. Je kunt voor tips of vragen altijd bij jouw adviseur terecht.

1
2
3
4
5
6
Deze vacature vind je in de volgende groepen

Solliciteer direct Stel je vraag