HR Blog: Hoe voer je een goed exit gesprek?


Met een goed gevoel afscheid nemen van elkaar

 Terug naar carrièretips overzicht

HR Blog: Hoe voer je een goed exit gesprek?

09 april 2019 |

We schreven eerder een artikel hoe je van je vertrekkende medewerker een ambassadeur maakt. Daarin hadden we het over een exit gesprek. In een exit gesprek ga je samen met de vertrekkende medewerker verder in op de reden van vertrek, deze informatie helpt jou als organisatie ook om je verder te ontwikkelen.

Een goed exitgesprek zal ertoe leiden dat u allebei op een prettige manier afscheid neemt en een goed gevoel overhoudt aan de periode dat de werknemer bij u in dienst was. Bij Continu voeren we ook met iedere vertrekkende medewerker een exit gesprek, zowel met medewerkers die op eigen initiatief vertrekken als met medewerkers waar we vanuit Continu niet mee verder gaan. Dit gesprek wordt gevoerd door iemand van de afdeling HR, waarin we de medewerker de ruimte willen geven om alle feedback die ze hebben te kunnen geven. Enerzijds om de medewerker op een prettige manier afscheid te kunnen laten nemen, maar voornamelijk om er van te kunnen leren als organisatie. Waarom gaan onze medewerkers weg? Zien we hier een lijn in? Uit die gesprekken worden actiepunten beetgepakt om Continu voor medewerkers nog een prettigere werkgever te maken.

Hoe voer je zo’n gesprek? Volg deze 4 stappen.

Stap 1 Plan het gesprek

Een exit gesprek doe je niet even tussen neus en lippen door, plan hiervoor dan ook echt tijd in. Een uur voor dit gesprek is normaal. Prik samen met de vertrekkende medewerker een geschikte datum en tijdstip. Het beste moment is in de laatste week voor het vertrek. Dan is je medewerker nog actief betrokken bij je organisatie, kan hij of zij vrijuit praten en eventueel kritiek zal de werksfeer niet meer nadelig beïnvloeden.

Stap 2 Voorbereiding

Zodra het gesprek is ingepland kun je je gaan voorbereiden. Verdiep je in de loopbaan van de medewerker. Welke functies heeft de medewerker gehad, op welke afdelingen gewerkt, met wie samengewerkt? In een exit gesprek gaat het vaak over het werkplezier. Ga dan ook niet de discussie aan, maar zie het als een kans om de werkplezier te verbeteren. Bij Continu laten we de vertrekkende medewerker vooraf een Exit formulier invullen. Dit is de leidraad voor het exitgesprek. Doormiddel van dit exitformulier komen we goed voorbereid voor de dag en kunnen we juist doorvragen op opvallende zaken die ingevuld zijn op het exitformulier.

Stap 3 Het gesprek

Zoek een rustige plek op waar je ongestoord en vrijuit kunt praten. Stel de werknemer op zijn gemak, begin het gesprek bijvoorbeeld met een felicitatie met zijn/haar nieuwe baan. Vertel daarna kort waar het gesprek over zal gaan.

Hierna kun je je vragen over de loopbaan van de vertrekkende medewerker gaan stellen. Gebruik hier bijv. het ingevulde exitformulier voor en zoom in op de opvallende zaken. Denk hierbij aan hoe hij of zij de werkzaamheden heeft ervaren, hoe de arbeidsomstandigheden waren en hoe hij of zij de samenwerking met collega’s heeft ervaren. Het doel hiervan is om verbeterpunten voor je organisatie te achterhalen.

Let op dat je niet in discussie gaat met de medewerker. Het is zijn/haar moment om de feedback te delen. Vraag door, maar bekritiseer niet. Tijdens exitgesprekken die we bij Continu voeren, hebben we ook aandacht voor zaken waar de medewerker positief over is. Waar denkt hij of zij met een goed gevoel aan terug? Dit kan ook waardevolle info zijn voor je bedrijf. Kunnen we deze positieve punten nog meer gebruiken voor onze organisatie?

Stap 4 Actie

Je hebt nu de feedback ontvangen van de medewerker, nu ligt de bal weer bij jou. Er daadwerkelijk iets mee gaan doen. Evalueer het gesprek met een ander en zet het om in acties en aandachtspunten. Personeelsbeleid verbeteren? Organisatie cultuur onder de loep nemen? Secundaire arbeidsvoorwaarden aanpassen? Welke positieve punten van je organisatie zijn naar voren gekomen en hoe kun je deze nog meer versterken en profileren?

Tip: Bij Continu halen we maximaal 2 verbeterpunten en 2 positieve punten uit een gesprek en worden verwerkt in een Excell sheet. Twee keer per jaar maken we een analyse van deze punten en wordt dit gepresenteerd aan het MT. Vanuit daar worden de definitieve actiepunten bepaald en opgepakt. Dit helpt je om daadwerkelijk iets met de feedback te doen.

Een werknemer die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich naar anderen toe positief uitlaten over je organisatie. Het is daarnaast voor jullie allebei prettig om op prettige manier afscheid te nemen!

Heb je vragen aan onze HR afdeling over het voeren een exitgesprek? Schroom vooral niet om contact met ons op te nemen middels hr@continu.nl.


Deel dit artikel: