Prioriteiten stellen: houd alle ballen moeiteloos in de lucht met dit timemanagement systeem

Prioriteiten stellen: zo doe je dat 

Voor het stellen van prioriteiten nemen wij een voorbeeld aan de voormalige president van Amerika: de heer Eisenhower. Als president van Amerika heb je uiteraard flink wat taken op je lijst staan. Alle staten van Amerika runnen is niet in een handomdraai gedaan. Prioriteiten stellen was een must, daarom ontwikkelde hij de ‘Eisenhower Matrix’ genoemd. Het werkt als volgt: 

• Maak een tabel van vier vakken, verdeeld over urgent / niet urgent en belangrijk / onbelangrijk. 
• Pak je takenlijst erbij. Maar dan ook echt álle taken die op je lijst staan. 
• Stel jezelf bij elke taak de vraag ‘is het belangrijk?’ en ‘is het urgent?'. Bij belangrijke taken is er een grote groep mensen mee verbonden. Urgente taken zijn taken die vóór een bepaalde tijd af moet zijn.  
• Zet deze taken in één van de vier vakken die in de Eisenhower matrix komen.  

Belangrijk & Urgent: direct doen 

Hier gaat het om een crisis, deadline of conflict. Heb je een vak vol met Belangrijke én Urgente taken? Bel dan de brandweer om je te helpen om al die brandjes te blussen. Deze taken moeten als eerste van de lijst om tijd en ruimte te maken voor de constructievere zaken. Blijft dit vak bij jou volstromen met taken? Trek dan aan de bel, voordat je zelf opbrandt. 

Belangrijk & Niet urgent: inplannen  

Het vak waar je bij voorkeur in bezig bent is waar de Belangrijke maar Niet urgente taken en activiteiten in staan. Hier zitten de taken van dat belangrijke project wat je mooi in stukken hebt opgedeeld, jouw persoonlijke groei. 

Onbelangrijk & Urgent: delegeren  

Zaken die Onbelangrijk & Urgent zijn, gaat over zaken die anderen nu van je gedaan willen hebben, maar eigenlijk niet jouw taken of verantwoordelijkheden zijn. Of waarvan je zelf vindt dat het per direct moet gebeuren, totdat je er echt realistisch naar kijkt. Denk aan vragen van collega's die anderen ook kunnen beantwoorden. Tip: delegeer deze taken. 

Onbelangrijk & Niet urgent: afstoten  

Dit zijn dingen je veel tijd kosten en die je eigenlijk pas zou moeten doen wanneer de rest gedaan is. Social media is een herkenbaar voorbeeld hiervan. Of het gesprekken voeren met je collega's bij het koffiezetapparaat. Je zal zien dat het vak Onbelangrijk & Niet urgent stiekem best vol is. 

De Eisenhower matrix inzetten op je werk 

Pak de laatste 10 minuten van je werkdag om de Eisenhower matrix toe te passen. Wanneer je dit gedaan hebt, kun je met een gerust hart naar huis. De volgende ochtend begin je met de taken die onder kolom 1 en 2 vallen. Als mensen in de ochtend naar je toe komen met taken die in kolom 3 of 4 thuishoren, verwijs deze taken dan naar de middag. 
 
Na de lunch check je hoe het ervoor staat met je taken in kolom 1 en 2. Mochten je taken niet af zijn, controleer je planning of je tijd hebt om ze alsnog af te maken of dat je ze moet verschuiven naar de volgende dag. Daarna eindig je de dag weer met een takenlijst via de Eisenhower matrix. 

Zorg dat je goed het onderscheid blijft maken tussen urgent en belangrijk. Dit helpt je om je prioriteiten op orde te houden.