Onze adviseurs
Werk je als werkvoorbereider en wil je doorgroeien? Of zit je te twijfelen over een carrièreswitch? Kom in contact met één van onze adviseurs
Blog over plannen
Beter plannen en organiseren; we geven je drie tips
Als werkvoorbereider is het jouw taak om te weten wie wat te doen staat bij het uitvoeren van het project. Jij maakt de planning en het werkrooster van iedereen die bij het project betrokken is. Gedurende het hele project ben jij de vraagbaak voor projectleiders, de uitvoering, de leveranciers en onderaannemers. Het is daarom belangrijk om goed overzicht te houden en prioriteiten te bepalen. Hoe je dat het beste doet? Check onderstaande tips!
1. Prioriteiten stellen
Je kunt niet alles tegelijk doen. Prioriteiten stellen helpt jou om te bepalen welke taken het belangrijkst zijn en welke taken kunnen wachten. Als jij weet hoe je prioriteiten stelt, lukt het om jouw werk in kleinere, behapbare stukken op te delen. Zo start je met de belangrijkste, en werk je jouw taken één voor één af.
Heb je een miljoen dingen te doen? Maak een lijst van alles wat je nog moet doen. Rangschik de lijst vervolgens in volgorde van belang. Houd bijvoorbeeld het Eisenhower Matrix bij het prioriteren van jouw taken. Vanuit daar start je met het aanpakken van de dingen op jouw lijst in de volgorde die jij hebt gemaakt.
2. Tijdsmanagement
Bij tijdsmanagement is het allereerst belangrijk dat je weet hoeveel tijd je kwijt bent met de dagelijkse werkzaamheden of bezigheden. Op die manier kan jij jouw dag en afspraken effectiever inplannen. De truc voor timemanagement gaat hand in hand met jouw prioriteitenlijst. Voeg aan jouw lijst met prioriteiten een tijdsraming toe voor elke taak op jouw lijst:
E-mails beantwoorden - 20 minuten
Afspraak met Henk - 60 minuten
Tandpasta halen - 20 minuten
Houd daarnaast rekening met de reistijd en voorbereidingstijd. Wanneer de afspraak met Henk zich in Utrecht bevindt, duurt dat misschien wel een uur om daarheen te gaan. En die tijd moet je ook weer terug rijden. Vergeet niet die afspraak ook voorbereid moet worden. Blokkeer deze tijd ook in jouw agenda.
3. Creëer jouw eigen checklist
Als een machine goed werkt, wordt het werk automatisch gedaan. De machine herhaalt een proces keer op keer, met heel weinig fouten of vergissingen. Hoewel mensen geen machines zijn, kunnen we systemen of processen creëren die ons helpen om even goed te werken als een machine.
Voer je vaak dezelfde taken uit? Neem de tijd om het stappenplan van jouw systeem op te schrijven, zo creëer je een soort checklist. Met je je checklist, heb je een leidraad in het geval dat je de taak al een tijdje niet meer hebt gedaan. Extra voordeel: nu heb je ook het proces op papier om aan iemand anders te kunnen delegeren. Dat bespaart pas tijd.
