Hoe houd je contact met alle belanghebbenden van het project?

Jij bent de spil tussen verschillende stakeholders, die allemaal andere belangen hebben. Je overlegt, vergadert en geeft advies waardoor het belangrijk is dat je goed samenwerkt. Dat is fijn voor jou en voor je stakeholders. Hoe zorg jij ervoor dat je jouw stakeholders op de werkvloer en de bouwplaats weet te bereiken? 

Wat is stakeholdermanagement? 

Binnen een bedrijf zijn vaak meerdere mensen en partijen betrokken bij een project. Denk aan medewerkers, aandeelhouders, belangengroeperingen, overheid en klanten. Oftewel: de stakeholders. Al die partijen hebben hun eigen belangen en verwachtingen. Als werkvoorbereider is het jouw taak om deze verwachtingen en belangen in goede banen te leiden. Dit wordt daarom ook wel stakeholdermanagement genoemd. 

Hoe je dat aanpakt? Dat lees je in het volgende stappenplan.  

1. Identificeer alle belangrijke stakeholders van het project 

De stakeholders zijn alle partijen die direct bijdragen aan het project of beïnvloed worden door het resultaat ervan. Maak een lijst van iedereen (intern én extern) die betrokken zijn gedurende de gehele levenscyclus van het project. 

2. Maak een stakeholderanalyse 

Identificeer de kritieke stakeholders en hun niveau van invloed op het project door middel van stakeholderanalyse. Plaats elke persoon in een stakeholder groep gebruikmakend van een macht/belang raster dat stakeholders groepeert naar de invloed of ook wel macht die zij hebben en hoeveel belang zij hebben in een project. Bijvoorbeeld: belangrijke stakeholders, zoals financiers, hebben veel macht en een groot belang in het project. 

 
3. Ga met elke stakeholder in gesprek 

Houd groepsgesprekken of één-op-één-gesprekken met iedere stakeholder. Vraag hen waarom ze geïnteresseerd zijn in het project en wat hun verwachtingen zijn. Andere vragen zijn: Hoe ziet het succes van het project er voor hen uit? Welke informatie willen zij, en hoe vaak? Wat zien zij als een potentieel risico of valkuil in het project? Welke aanleveringen van het project interesseren hen het meest? Deze vragen zijn voor jou een manier om de verwachtingen te managen. 

4.Stel een communicatieplan op.  

Niet iedere stakeholder is betrokken bij ieder aspect van het project. Zet op papier bij welke fases elke stakeholder betrokken is en wie feedback nodig heeft. Stel ook een schema op voor de communicatie met stakeholders om updates met hen bij te houden. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat je open staat voor feedback op elk moment: niet alleen op een vooraf bepaalde datum. 

Wil jij aan de slag als werkvoorbereider? Check dan hier al onze vacatures.