Efficiënt vergaderen? Gebruik een agenda (nu met gratis template)

Vergaderingen die uitlopen waardoor je te laat op je volgende afspraak verschijnt, een project niet op tijd af te kunnen ronden omdat je collega niet meer wist wat hier nu over afgesproken was, een vergadering die zo ongeorganiseerd verloopt dat je eruit komt en denkt: wat is er eigenlijk net gebeurd… Al deze problemen kunnen zo opgelost worden. En wel met: een vergader agenda!

Een concrete lay-out, voor het voorbereiden van je vergadering en het opvolgen van de besproken punten kan enorm nuttig zijn. Waarom? Een aantal belangrijke voordelen van een vergader agenda:

• Alle gesprekspartners van de vergadering hebben het doel van de vergadering en de to do’s doorgenomen en de juiste documentatie bij zich. Dit hoef je dus niet meer tijdens de vergadering zelf te doen waardoor je efficiënter met de gezamenlijke tijd om kunt gaan.
• Iedere deelnemer blijft gefocust omdat zijn/haar naam achter één van de punten staat, voorafgaande aan de vergadering.
• Er worden belangrijke beslissingen genomen tijdens een vergadering. Indien hier later verwarring over ontstaat is er geen nood aan de man. Men pakt gewoon de notulen erbij.
• En gelukkig voor jou hebben wij een agenda template gemaakt die je makkelijk en snel kunt implementeren. Tip: stuur het ingevulde format naar alle betrokkenen wanneer je de vergadering plant.

De agenda is voor vrijwel elke soort vergadering te gebruiken. Voor updates biedt het transparantie en tijd om eventuele vervolgvragen voor te bereiden, voor klantbijeenkomsten toont het leiderschap en voor groepsbrainstorms zorgt het ervoor dat je niet afgeleid wordt. Iedereen wint.

Klik hier om het format te downloaden. Succes!