Het goed inwerken van nieuwe medewerkers binnen een organisatie is belangrijk om ervoor te zorgen dat zij zich snel onderdeel gaan voelen van het team. Medewerkers die goed worden ingewerkt en begeleid, verwerven sneller de kennis, ervaring en vaardigheden die nodig zijn om goed hun werk te kunnen uitvoeren.
Uit onderzoek is gebleken dat medewerkers die een zogenoemde onboarding programma hebben gehad 54% productiever zijn. Vooral in tijden van corona waarbij er veel thuisgewerkt wordt, is een goed onboarding programma van belang. Hoe je dat aanpakt? Wij geven je de tips voor een vliegende start.
Begin met het informeren van je huidige werknemers over de komst van de nieuwe collega. Ook zij kunnen je helpen in het goed welkom heten, vooral als iedereen thuiswerkt en het inwerktraject digitaal verloopt. Voorafgaand aan de eerste werkdag kun je de nieuwe werknemer een e-mail sturen waarin je vertelt wat er de eerste dagen op de planning staat en kun je het team alvast voorstellen. Als je in een creatieve bui bent, is het ook leuk om hier een video van te maken. Zorg dus dat je een introductieprogramma klaar hebt en dat je een eerste inwerkopdracht hebt voorbereid. Wijs tevens een collega aan die de eerste weken het aanspreekpunt zal zijn van de nieuwe medewerker.
Is het kantoor open en zijn er enkele collega’s aan het werk? Laat de nieuwe collega dan zeker naar kantoor komen en zorg voor een hartelijk ontvangst. De eerste werkdag is altijd een spannend moment voor een nieuwkomer, hoe ervaren hij of zij ook is. Geef een korte introductie over jullie bedrijfscultuur en huishoudelijke reglement. En vergeet vooral niet om je nieuwe collega te informeren over praktische zaken als: waar vind je het toilet, de kantine en de koffieautomaat. Maak nog voor de pauze samen een rondje voor een korte kennismaking met de andere collega’s. En tot slot: zorg dat hij of zij direct aan de slag kan met een inwerkopdracht.
Werken jullie vanuit huis? Dan kun je een virtuele tour door het kantoor maken. Plan een virtuele meeting in met alle directe collega’s. Ook leuk is om een online vrijdagmiddagborrel te plannen met bijvoorbeeld een quiz over het bedrijf en de collega’s.
Plan vaste momenten in met je nieuwe medewerker zodat de drempel lager ligt om vragen te stellen. Dit geldt zowel voor thuiswerken als op kantoor. Bespreek op welke manieren de communicatie binnen het bedrijf plaatsvindt. Ook belangrijk is om daarin mee te nemen wanneer de directe collega’s goed te bereiken zijn. Spreek met elkaar af dat je de eerste week aan het einde van iedere dag contact hebt met elkaar over hoe het gaat.
Tijdens de eerste weken kun je een redelijke inschatting maken van de waarde van de werknemer. Ligt de nieuwe collega goed in de groep? Liggen de uitgevoerde werkzaamheden in de lijn der verwachting?
Als iedereen thuiswerkt is het lastig om met een collega mee te kijken naar de systemen die er gebruikt worden op de werkvloer. Daarom is een vaste inwerkbuddy handig, hij of zij heeft ongeveer dezelfde functie en kan daarom de nieuwe collega goed meenemen in de werkzaamheden en systemen. Via online meetings en screensharing kan de buddy de nieuwe collega wegwijs maken op de ‘’werkvloer’’.
Als je een nieuwe medewerker aanneemt, dan hoop je natuurlijk dat hij of zij al snel een echte aanwinst is voor het team. Omgekeerd geldt hetzelfde. Je nieuwe collega zal zich snel willen bewijzen en het liefst als een speer uit de startblokken willen schieten. Hoe kun je als manager het beste bijdragen aan dit proces? Loopt de werknemer tegen hindernissen aan? Neem de werknemer op een rustig moment even apart en vraag hoe het bevalt. Geef zeker ook een compliment als deze op zijn plaats is. Zo creëer je alle mogelijkheden voor een vliegende start en haal je direct het meeste uit je werknemer.
