Je hebt uitbreiding in je team nodig, dus je gaat op zoek naar een nieuwe werknemer. Na de plaatsing van je vacature word je overspoeld met sollicitaties. Daar ben je natuurlijk hartstikke blij mee. Echter, er kan er maar één daadwerkelijk vandoor gaan met die baan. Hoe zorg je er nou voor dat je de anderen op een positieve manier afwijst? Wij helpen je verder!
Hoe je een sollicitant het beste afwijst, is afhankelijk van waar je ergens in het sollicitatieproces zit. De basis stelregel is: stop evenveel effort in de afwijzing als de kandidaat in de sollicitatie heeft gestopt.
Heeft de sollicitant de moeite genomen om een brief (e-mail) te sturen naar aanleiding van de vacature? Maar is deze persoon geen match voor de functie of het bedrijf en niet uitgenodigd voor een persoonlijke kennismaking? Dan is het wel zo netjes om minimaal een bericht terug te sturen. Wat je in het bericht zet, vertellen we je hieronder.
Het kan natuurlijk gebeuren dat een sollicitant niet op de vacature past. Of dat er momenteel geen vacature open staat, maar dat diegene wel een zeer interessant profiel heeft. Wellicht zijn er in de toekomst mogelijkheden voor deze sollicitant. Vraag dan of je het CV in de portefeuille mag houden. De gouden tip? Houd contact met die persoon, ook als er momenteel geen vacatures beschikbaar zijn. Zo hou je de mogelijk toekomstige sollicitatie echt warm.
Heb je persoonlijk contact gehad met de sollicitant, bijvoorbeeld in een telefonisch gesprek of face-to-face bij een kennismakingsgesprek? Dan is een afwijzing door persoonlijk contact wel op zijn plaats. Dat waarderen sollicitanten zeker en daarmee laat je een goede indruk achter, ondanks het slechte nieuws.
Een afwijzing is nooit prettig voor de sollicitant. Toch is het mogelijk om de sollicitatieprocedure met een prettig gevoel af te sluiten voor iedereen. Wij geven je vier handige tips over hoe je dit het beste doet.
Door vlot te zijn met het versturen van een reactie, houd je de sollicitant niet onnodig lang in spanning, maar reageer ook weer niet te snel. Zo lijkt het alsof je geen of te weinig aandacht aan de kandidaat besteed hebt. Verstuur altijd een ontvangstbevestiging. Hierdoor weet de sollicitant direct dat zijn of haar CV in juiste handen terecht is gekomen. Helemaal niet reageren is een absolute dooddoener, daarmee is dankzij de komst van social media een slecht imago binnen de kortste keren geboren.
Vertel hoeveel kandidaten zich gemeld hebben voor de vacature. Geef aan over welke ervaring de kandidaat moet beschikken en wat daarin doorslaggevend was voor de keuze van een ander. Er is altijd een reden waarom je een kandidaat afwijst. Ben hierin open en benoem deze dus ook in de afwijzing.
Bedank de kandidaat altijd voor de moeite om een sollicitatie te doen. Vermeld bij de duidelijke afwijzing dat er regelmatig vacatures vrijkomen waarbij je organisatie weer op zoek is naar nieuwe gemotiveerde kandidaten. Tevens kun je afsluiten door de kandidaat succes te wensen met het vervolg van zijn of haar carrière. Door positief af te ronden, beperk je de kans op een bittere nasmaak bij de sollicitant.
Ken je de uitdrukking “Alles voor het woord maar, is niet waar” wellicht nog? Mensen zijn sinds hun jeugd geconditioneerd om het woord ‘maar’ aan te horen komen. Daar focussen ze zich op. Wat is er mis? Wat gaat er fout? Daarom horen ze eigenlijk niet eens wat je vóór dit woord allemaal zegt. Draai je zinnen daarom eens om en eindig met het goede nieuws, dan onthouden ze de positieve zaken beter.
Een afwijzing is normaliter voor beide partijen niet leuk. Toch kan men er wijzer van worden. Ben je na een kennismakingsgesprek niet overtuigd? Probeer de kandidaat dan enkele concrete tips mee te geven voor in de toekomst. Zag hij of zij er onverzorgd uit? Was er moeite met het uitspreken van ambities? Of had hij of zij een ietwat ongeïnteresseerde houding? Benoem deze waardevolle opmerkingen dan. Dit wordt zeer op prijs gesteld en helpt de kandidaat daadwerkelijk verder.
