In een exit gesprek ga je samen met de vertrekkende medewerker verder in op de reden van vertrek, deze informatie helpt jou als organisatie ook om je verder te ontwikkelen. Een goed exitgesprek zal ertoe leiden dat u allebei op een prettige manier afscheid neemt en een goed gevoel overhoudt aan de periode dat de werknemer bij u in dienst was. Bij Continu voeren we ook met iedere vertrekkende medewerker een exit gesprek, zowel met medewerkers die op eigen initiatief vertrekken als met medewerkers waar we vanuit Continu niet mee verder gaan.
Dit gesprek wordt gevoerd door iemand van de afdeling HR, waarin we de medewerker de ruimte willen geven om alle feedback die ze hebben te kunnen geven. Enerzijds om de medewerker op een prettige manier afscheid te kunnen laten nemen, maar voornamelijk om er van te kunnen leren als organisatie. Waarom gaan onze medewerkers weg? Zien we hier een lijn in? Uit die gesprekken worden actiepunten beetgepakt om Continu voor medewerkers nog een prettigere werkgever te maken. Hoe voer je zo’n gesprek? Volg deze 4 stappen.
Door vlot te zijn met het versturen van een reactie, houd je de sollicitant niet onnodig lang in spanning. Maar reageer ook weer niet te snel. Zo lijkt het alsof je geen of te weinig aandacht aan de kandidaat besteed hebt. Verstuur altijd een ontvangstbevestiging. Hierdoor weet de sollicitant direct dat z’n cv in de juiste handen terecht is gekomen. Helemaal niet reageren is een absolute dooddoener. Daarmee is dankzij de komst van social media een slecht imago binnen de kortste keren geboren.
Vertel hoeveel kandidaten zich gemeld hebben voor de vacature. Geef aan over welke ervaring de kandidaat zou moeten beschikken en wat daarin doorslaggevend was voor de keuze van een ander. Er is altijd een reden waarom je een kandidaat afwijst. Ben hierin open en benoem deze dus ook in de afwijzing.
Bedank de kandidaat altijd voor de moeite om een sollicitatie te doen. Vermeld na de duidelijke afwijzing dat er regelmatig vacatures vrijkomen waarbij je organisatie weer op zoek is naar nieuwe gemotiveerde kandidaten. Tevens kun je afsluiten door de kandidaat succes te wensen met het vervolg van de carrière. Door positief af te ronden, beperk je de kans op een bittere nasmaak bij de sollicitant.
Een afwijzing is normaliter voor beide partijen niet leuk. Toch kan men er wijzer van worden. Ben je na een kennismakingsgesprek niet overtuigd geraakt? Probeer de kandidaat dan enkele concrete tips mee te geven voor in de toekomst. Zag hij er onverzorgd uit? Kon hij z’n ambities niet uitspreken? Of had hij een ietwat ongeïnteresseerde houding? Benoem deze waardevolle opmerkingen dan. Dit wordt over het algemeen zeer op prijs gesteld en helpt de kandidaat daadwerkelijk verder.
